Phase 0 - Abstimmungsphase ("Transition", einmalig):

Abstimmung des Vertragsmusters

Jedes Vertragsmuster ist nur so gut wie es zu Ihrem Unternehmen passt. Sie sollten unser (oder ein beliebiges anderes) Standard-Vertragsmuster so an Ihre Bedürfnisse anpassen, dass sich Ihre unternehmensspezifischen Abläufe und Risiken zu 100% darin wieder finden. Auf Wunsch helfen wir Ihnen dabei.

Für alle Aufgaben dieser Phase 0 gilt: Sie müssen nicht jedes Mal ausgeführt werden, sondern nur zu Beginn und später in regelmäßigen "Wartungs"-Abständen (z.B. alle 6/12 Monate).

Abstimmung der Vertragsrichtlinie

Was für Vertragsmuster gilt, gilt erst recht für Richtlinien / Checklisten zum Umgang mit Änderungswünschen Ihrer Geschäftspartner. Was für ein Unternehmen ein hohes rechtliches Risiko darstellt, ist in anderen Unternehmen vielleicht nicht ganz so relevant und umgekehrt. Sie sollten unsere (oder eine beliebige andere) NDA-Checkliste so an Ihre Bedürfnisse anpassen, dass sich Ihre unternehmensspezifischen Abläufe und Risiken zu 100% darin wieder finden. Auf Wunsch helfen wir Ihnen dabei.

Für alle Aufgaben dieser Phase 0 gilt: Sie müssen nicht jedes Mal ausgeführt werden, sondern nur zu Beginn und später in regelmäßigen "Wartungs"-Abständen (z.B. alle 6/12 Monate).

Abstimmung der Verfahrensdokumentation

Auch die Verfahrensdokumentation sollten Sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Dies ist vor allem eine technische Aufgabe, denn es geht auch um die Art und Weise, wie der Umgang mit konkreten Fällen dokumentiert und in Ihrem Unternehmen kommuniziert wird. Wir schlagen Ihnen hierfür geeignete Tools vor, aber die Entscheidung müssen Sie selbst treffen.

Wir verzichten hier zunächst auf die Veröffentlichung einer Muster-Verfahrensdokumentation. Denn für eine solche Dokumentation eignen sich besonders gut bestimmte Online-Tools wie z.B. Smartsheet oder Google Apps. Wir könnten eine Muster-Verfahrensdokumentation als Word-Dokument veröffentlichen, aber mit dieser Dokumentation zu arbeiten wäre nicht unbedingt "state of the art".

Für alle Aufgaben dieser Phase 0 gilt: Sie müssen nicht jedes Mal ausgeführt werden, sondern nur zu Beginn und später in regelmäßigen "Wartungs"-Abständen (z.B. alle 6/12 Monate).

Phase 1 - Prüfungsphase:

Eigenes Vertragsmuster durchsetzbar?

Der erste Teil des Spiels "Vertragsverhandlung": Wessen Vertragsmuster dient als Verhandlungsgrundlage? Aus wirtschaftlicher Sicht ist es für Ihr Unternehmen in der Regel sinnvoller, Ihr eigenes Muster vorzuschlagen. Manche Geschäftspartner, die keine eigenen Muster pflegen, sind Ihnen hierfür sogar dankbar.

Ist Ihr Geschäftspartner es nicht und besteht auf einem eigenen Muster, sollten Sie im Falle des NDA allerdings nicht zu lange hart bleiben: Das Muster des Geschäftspartners zu prüfen und zu verhandeln kann im Zweifel schneller und einfacher über die Bühne gehen als sich zu lange mit diesem "Vorgeplänkel" aufzuhalten. Lassen Sie im Zweifel Ihre Rechtsberater einen kurzen Blick auf das Muster des Geschäftspartners werfen und ihn beurteilen, ob dieses eine vernünftige Basis für weitere Verhandlungen bietet.

Übermittlung Partner-NDA oder Markup an Kanzlei

Je nach Ergebnis des vorigen Schritts übermitteln Sie a) das Vertragsmuster Ihres Geschäftspartners oder b) die Änderungswünsche Ihres Geschäftspartners an Ihrem eigenen Muster (z.B. als Word-Dokument mit Änderungsmarkierung) an die Kanzlei Ihres Vertrauens. Dort wird man sich schnell in den Bearbeitungsprozess einschalten.

Konfliktprüfung durch Kanzlei

Ein organisatorisches Problem bei der Einschaltung von Anwaltskanzleien ist das anwaltliche Verbot der Vertretung widerstreitender Interessen. Bezogen auf diesen Prozess heißt das, wenn Ihr Anwalt parallel Ihren Geschäftspartner berät, kann er Sie zumindest in diesem Fall nicht auch beraten.

Falls Ihre Kanzlei hier einen potenziellen Interessenskonflikt hat, kann man diesen aber evtl. lösen. Ihre Kanzlei gibt Ihnen in jedem Fall eine Rückmeldung, wie sie hier weiter vorgeht.

Die hier erforderlichen Prüfungsschritte lassen sich am besten an folgendem Beispiel nachvollziehen: Mandant(in) ist die ABC GmbH (kurz: "ABC"). Geschäftspartner(in) in diesem Fall ist die XYZ GmbH (kurz: "XYZ"). ABC möchte mit XYZ ein NDA abschließen.

Der Geschäftsführer von ABC kontaktiert die Kanzlei und berichtet vom Geschäftspartner XYZ. Nach deutschem Berufsrecht gibt es aus unserer Sicht folgende Möglichkeiten:

  • Hatte die Kanzlei noch nie mit XYZ zu tun, gibt es kein Problem.
  • Berät die Kanzlei XYZ laufend bei der Prüfung und Verhandlung von NDAs, besteht ein unlösbarer Konflikt. Dann muss die Kanzlei dieses Mandat an eine andere Kanzlei abgeben - oder die Mandantin muss sich selbst um die Sache kümmern.
  • Wurde XYZ in der Vergangenheit von der Kanzlei beraten, aktuell aber nicht mehr, besteht ein lösbarer Konflikt.
  • Wird XYZ aktuell von der Kanzlei beraten, aber in einem Fall (oder mehreren Fällen) ohne Berührung mit ABC, besteht ebenfalls ein lösbarer Konflikt.

Hier geht es darum, in welchen Schritten ein lösbarer Konflikt berufsrechtskonform geklärt wird.

Im ersten Schritt muss man ausschließen, dass der Konflikt unlösbar ist (s.o.).

Im zweiten Schritt muss der Mandant zustimmen, dass der Geschäftspartner um Klärung des Konflikts ersucht wird. Denn hierzu muss man gegenüber dem Geschäftspartner offenlegen, dass die Kanzlei ABC vertritt. Das kann der Pflicht zur anwaltlichen Verschwiegenheit widersprechen.

Im dritten Schritt muss die Kanzlei dem Geschäftspartner den Sachverhalt erläutern, einschließlich einer kurzen Begründung, weshalb hier kein "echter" Konflikt besteht. Schließlich muss sie um Einverständnis darum bitten, hier für den Mandant tätig werden zu dürfen.

  • 1
    Konflikt ist lösbar
  • 2
    Einverständnis von Mandant eingeholt, dass Geschäftspartner zur Konfliktklärung kontaktiert werden darf
  • 3
    Einverständnis von Geschäftspartner eingeholt

Prüfung Partner-NDA / Markup durch Kanzlei und Dokumentation

Die Kanzlei prüft das Vertragsmuster Ihres Geschäftspartner bzw. dessen Änderungswünsche an Ihrem Muster. Dabei hält es sich streng an die mit Ihnen vereinbarte Checkliste. Das Prüfungsergebnis kann die Kanzlei je nach Absprache in einer Verfahrensdokumentation festhalten. So haben Sie alle laufenden und abgeschlossenen Vertragsprüfungen im Blick.

Falls die Kanzlei keine Änderungswünsche hat und meldet, geht es direkt weiter mit Phase 3. Falls doch, geht es weiter mit dem nächsten Schritt.

Übermittlung Prüfungsergebnis an Partner

Je nach Absprache übermitteln Sie oder die Kanzlei das Prüfungsergebnis an Ihren Geschäftspartner. Je nach verwendetem Tool kann diese Übermittlung auch automatisch erfolgen.

Rückmeldung Prüfungsergebnis durch Partner

Der Geschäftspartner gibt Ihnen eine Rückmeldung, ob er mit Ihrem Prüfungsergebnis und Ihren Änderungswünschen einverstanden ist.

Ist er mit dem Prüfungsergebnis / Ihren Änderungswünschen einverstanden, geht es direkt weiter mit Phase 3.

Hat Ihr Geschäftspartner seinerseits Änderungswünsche, geht es in die Verhandlungsphase - das ist Phase 2.

Phase 2 - Verhandlungsphase:

Verhandlung durch Kanzlei mit Partner

Die Kanzlei setzt sich mit dem Geschäftspartner in Verbindung und diskutiert mit ihm Lösungsmöglichkeiten für die bestehenden Konflikte. Die Beteiligten kommen zu einem Verhandlungsergebnis, das von einer der beiden Seiten in einem überarbeiteten Dokument festgehalten wird. Dieses Dokument lässt sie der anderen Seite zukommen.

Dokumentation Verhandlungsergebnis durch Kanzlei

Die Kanzlei hält das Verhandlungsergebnis in der vereinbarten Verfahrensdokumentation fest.

Mitteilung Verhandlungsergebnis an Mandant

Die Kanzlei teilt dem Mandant das Verhandlungsergebnis mit. Abhängig von der Art der Verfahrensdokumentation kann dieser Schritt dann entfallen, wenn das hierfür genutzte Tool automatische Benachrichtigungen von Personen vorsieht.

Ggf. Freigabe Verhandlungsergebnis durch Mandant

Möglicherweise ergibt die Verhandlung des Vertrags, dass die Gegenseite auf Regelungen besteht, die zur Vertragsrichtlinie des Mandanten im Widerspruch stehen. Für diese Fälle kann die Vertragsrichtlinie verschiedene Verfahrensweisen vorsehen.

Zum Beispiel können Mandant und Kanzlei vereinbaren, dass die Kanzlei in diesen Fällen nach eigenem Ermessen entscheiden, aber den Mandant über das Ergebnis informieren soll. Oder die Kanzlei lässt den Mandant über bestimmte Ergebnisse entscheiden und diese freigeben.

Erklärt der Mandant auf dieser Grundlage sein Einverständnis mit dem Verhandlungsergebnis, geht es weiter mit Phase 3.

Sind Kanzlei und/oder Mandant mit dem Verhandlungsergebnis nicht einverstanden, kann die Verhandlung nach Phase 2 wieder aufgenommen werden. Womöglich scheitert in diesem Fall aber auch der Vertragsschluss vollständig.

Phase 3 - Abschlussphase:

Abschluss NDA durch Parteien

Die Parteien schließen in dieser Phase den Vertrag ab. Dies erfolgt entweder klassisch durch schriftliche Unterzeichnung der Vertragsformulare (auf Papier) oder durch ein digitales Signaturverfahren. Die Kanzlei kann diesen Prozess ggf. unterstützen.

Ablage finaler Vertrag (ggf. mit Dokumentation) im Vertragsmanagement-System

Falls der Mandant Vertragsmanagement betreibt, erfolgt im letzten Schritt die Ablage des finalen Vertrags im System. Die entsprechende Verhandlungsdokumentation sollte ebenfalls durch die Kanzlei abgelegt werden.

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