頒獎典禮或研討會活動作業規劃

出席人數調查及聯繫

會場布置前準備工作

貴賓聯繫及準備工作

高鐵、台鐵接送規劃

自行開車者所需資訊

報到處負責人員工作

當天會場及周邊工作

當天主控室及舞台安排

本中心同仁參與活動

出席人數調查及聯繫

此項工作規劃負責人：

活動報名網頁截圖：

最後調查活動出席人數(以交通方式、餐點選擇區分並提供資料以利後續處理)：

發出給所有出席人員的通知信共同內容(報到時間、報到方式、餐點提醒、不同交通方式提供專屬資訊並要求出席者確認)：

會場布置前準備工作

1

名牌
2

花籃
3

貴賓座位安排及標示
4

致平廳及貴賓室整理

名牌準備負責人員姓名(設計、編輯、校訂、裁套)：

名牌製作完成：

花籃準備負責人員姓名：

花籃訂購完成：

貴賓座位安排負責人員姓名：

貴賓座位安排注意事項(像是依據上台順序而做的安排)：

貴賓座位標示負責人員姓名：

貴賓座位標示原則要有座號，勿用白紙黑字列印，標示牌套上透明活頁套再以雙面膠工整黏貼於椅背正面。其他注意事項再記錄如下：

致平廳及貴賓室整理負責人員姓名：

致平廳及貴賓室整理項目(環境清潔、無線網路、螢幕播放、其他)：

致平廳及貴賓室完成整理：

貴賓室可能需要放置螢幕播放簡報或影片

貴賓聯繫及準備工作

貴賓出席調查、出席貴賓的聯繫工作

1

貴賓出席調查
2

出席貴賓聯繫

貴賓聯繫工作負責人員姓名：

貴賓出席調查的工作重點：

貴賓出席完成調查：

發出給貴賓參與此活動的通知信內容(包含高鐵接送資訊，自行開車資訊、餐點提醒等)：

通知信完成寄出：

特別貴賓接送工作負責人員：

高鐵、台鐵接送規劃

「出席人數調查及聯繫」統計高鐵、台鐵需接送人數，依人數規劃租用巴士或申請借用校車，並完成接送需求安排。

1

高鐵站接送需求安排(及通知信寄出)
2

台鐵站接送需求安排(及通知信寄出)

高鐵站接送規劃負責人：

高鐵站接送需求安排(租用巴士/借用校車、幾輛、司機姓名電話、時間地點、隨車接送人員、每趟接送人數、舉牌文字)：

高鐵站接送確認後，要發出給被接送人員的通知信內容：

高鐵站接送安排完成(及通知信寄出)：

台鐵站接送規劃負責人：

台鐵站接送需求安排(租用巴士/借用校車、幾輛、司機姓名電話、時間地點、隨車接送人員、每趟接送人數、舉牌文字)：

台鐵站接送確認後，要發出給被接送人員的通知信內容：

台鐵站接送安排完成(及通知信寄出)：

自行開車者所需資訊

「出席人數調查及聯繫」統計自行開車名單(及車牌號碼)，建立名冊向總務處申請車牌辨識通行。

1

自行開車名單(及車牌號碼)之清冊建立
2

向總務處申請車牌辨識通行
3

發出給自行開車者的通知信內容
4

通知信完成寄出

此項工作規劃負責人：

向總務處申請車牌辨識通行：

發出給自行開車者的通知信內容(說明當日進出方法，有問題時可接洽的駐警隊、本中心聯繫窗口)：

通知信完成寄出：

報到處負責人員工作

除了負責簽到之外，還需要注意的事情都要一一確認。

1

敲定報到處負責人員
2

簽到時發給出席人員的資料
3

簽到時對於貴賓、演講者的招呼重點

此項工作規劃負責人：

報到處負責人員姓名：

簽到時發給出席人員的東西 (名牌、餐卷或餐盒、會議資料、議程、發言條、筆、入座方式提醒、是否核發研習證明及方式，這些資料製作的負責人也都要註記進來)：

貴賓、演講者簽到之負責人員姓名：

簽到時對於貴賓、演講者的招呼重點：

報到區準備長桌、大螢幕、電扇

當天會場及周邊工作

1

餐點準備
2

引領貴賓入座人員
3

司儀
4

舞台支援人員
5

攝影錄音人員
6

講台設備管理人員
7

主控室人員
8

貴賓室支援人員
9

會議室支援人員

餐點準備人員：

餐點發放與控管方式 (線上報名人員及葷素資訊列印出來做發放記錄之用，現場報名是否需要控管報名，掌握餐盒多訂數量，即將不足則聯繫後備店家臨時補訂不足的餐盒。)

引領貴賓入座人員姓名：

引領貴賓入座工作重點：

司儀姓名：

舞台支援人員姓名及工作項目：

攝影錄音人員姓名及工作項目：

講台設備管理人員姓名：

講台設備管理工作重點(像是備援筆電、雷射筆、麥克風等)：

主控室人員姓名：

主控室工作重點：

貴賓室支援人員姓名：

貴賓室支援工作重點：

會議室支援人員姓名：

會議室支援工作重點：

當天主控室及舞台安排

1

活動入場時間應注意事項確認
2

頒獎典禮時間應注意事項確認
3

進行演講時間應注意事項確認

活動入場時間 - 兩側投影幕播放簡報或影片

活動入場時間 - 兩側投影幕控制開關

活動入場時間 - 兩側投影幕播放不同內容就要接不同筆電

頒獎典禮時間 - 兩側投影幕配合唱名呈現上台指示

頒獎典禮時間 - 人員站定及證書擺放的位置(左側人員的證書放置在右側、右側人員的證書放置在左側)

頒獎典禮時間 - 三個投影幕降停三秒鐘之高度，才能讓背板上方燈光對第一排貴賓的刺激程度減至最少

頒獎典禮時間 - 背板上方燈光與舞台前方投射燈的開關

頒獎典禮時間 - 舞台燈光控制參考牆壁上的說明文件

進行演講時間 - 投影幕改成講台筆電的內容

進行演講時間 - 講台筆電接上訊號線及簡報器

進行演講時間 - 若有需要則降下中間大螢幕

本中心同仁參與活動

在活動當天，其他未賦予特定任務的本中心同仁，是否需要出席此活動，並告知相關注意事項。

1

告知本中心同仁是否需要出席此活動
2

告知相關注意事項

此項工作規劃負責人：

相關注意事項(進場時間、入座須知、貴賓離席時是否補填座位之方式與時間)：

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