AKP 2017 V2.1 TEST AUDI

CN105324

(*) ONDERT. BESTELBON ALGEMEEN (Centraal + Com Adv)

(O) ONDERT. BESTELBON OP. LEASING (Centraal)

(*) AANMAAK KLANT + VOORSCHOT (Admin NW + BH)

(*) LEVERING WAGEN EN DOCS NW (Ontvanger, AFS Manager, Admin NW)

(O) SCHADE VASTGESTELD (Ontvanger + AFS Manager)

(O-1) VOORB. AFLEVERING + 705 (Admin NW)

(O-2) VOORB. AFLEVERING + 705 OP. LEASING (Admin NW)

(*) VOORB. AFLEVERMOMENT (Admin NW)

(O) OVERNAME (Com Adv)

(*) AFLEVERING (Afleveraar/Com Adv)

(*) ADMIN. POST AFLEVERING (Admin NW + Amb)

(O) ADMIN POST AFLEVERING OP. LEASING (Admin NW)

(*) CUPIDO & CONTACT NA LEVERING (Com Adv + Amb)

(*) ONDERT. BESTELBON ALGEMEEN (Centraal + Com Adv)

Tijdens deze fase wordt de bestelbon door de klant ondertekend. Na de ondertekening van de bestelbon start het ‘afleverkernproces’. Via onderstaande worden de verschillende stappen van deze fase chronologisch omschreven.

1.1 (*) NAAM BESTUURDER (achternaam, voornaam)

1.3 (*) COMMISSIENUMMER

1.0 (*) STOCKBESTELLING/KLANTENBESTELLING

1.2 (*) TELEFOONNUMMER

1.4 (*) VOORSCHOT

Christian Menna: 10000, Levi Mulders: 11000, Jeffrey Gijbels: 12000, Marijn Bollen: 13000, Kris Petronciana: 14000

1.5 (*) VOLGNUMMER

1.6 (*) VOORZIENE LEVERDATUM

1.7 (*) OVERNAME VOORZIEN (procedure zie stap 7 OVERNAME)

1.8 (*) WERD HET VOLLEDIG PROCES AAN KLANT UITGELEGD (van ondertekening tot aflevering)

1.9 (O) SPECIFIEKE WENSEN KLANT

1.10 (*) DOSSIER COMPLEET MAKEN VOOR ADMIN NW

(*) Wijze van betaling

(*) Voorblad en Bestelbon (PDF)

Indien Financiering - Voeg het aanvraagdocument toe
Indien Financiële leasing / Renting - Voeg de offerte + origineel contract toe.

1.11 (*) DATUM DOSSIER COMPLEET VOOR AFDELING ADMIN NW

1.12 (*) ACTIE - COMMENT STUREN 'KLAAR VOOR START...'

1

(*) ACTIE: comment naar Admin NW 'klaar voor start admin. proces'

(O) ONDERT. BESTELBON OP. LEASING (Centraal)

1

(*) Vergelijking bestelbon - Nadin

(O) Opmerkingen vergelijking bestelbon - Nadin

(*) Kopie ID klant

(*) AANMAAK KLANT + VOORSCHOT (Admin NW + BH)

3.1 (*) KLANT AANMAKEN IN DRIVER (Admin NW)

1

Eigenaar
2

Huurder
3

Bestuurder
4

Verkoper koppelen aan wagen

3.2 (O) CHECK ADMIN VOORSCHOT (Admin NW)

Onderstaande checks herinneren ons eraan dat er 3 stappen moeten doorlopen worden indien er een afspraak tot voorschot werd gemaakt met de klant. (1) werd de voorshotfactuur (VoF) gemaakt, (2) werd de VoF naar de klant gestuurd of overhandigd, (3) werd de BH geïnformeerd dat de VoF werd aangemaakt. Indien er geen voorschot werd afgesproken mogen onderstaande checks overgeslaan worden.

1

Is de VoF aangemaakt indien een VoF vereist is.
2

VoF naar de klant gestuurd of overhandigd

3.3 (*) ACTIE - COMMENT STUREN 'VoF AANGEMAAKT' (Admin NW)

1

Comment naar BH 'VoF aangemaakt' indien een VoF werd aangemaakt.

Onderstaande check herinnert ons eraan dat de betaling van de VoF moet gecheckt worden na 7 werkdagen (WD). Indien na een eerste controle na 7 WD de factuur nog niet betaald werd, wordt er een comment gestuurd naar de Admin NW met de melding 'VF niet betaald, klant geherlanceerd'. Na 7 dagen controleert met opnieuw de betaling. indien niet betaald, wordt bovenstaande herhaald. Indien betaald werd, wordt er een comment gestuurd naar ADMIN NV 'VoF betaald)

3.4 (*) BETALING VOORSCHOT (Boekhouding)

1

Werd de VoF betaald indien een VoF vereist en gemaakt was (indien nog niet betaald, herlancering door deB.

3.5 (*) ACTIE - COMMENT STUREN 'VoF BETAALD' (Boekhouding)

1

Comment naar Admin NW 'VoF betaald' indien een VoF werd aangemaakt.

(*) LEVERING WAGEN EN DOCS NW (Ontvanger, AFS Manager, Admin NW)

Lorem Ipsum

4.1 (*) WAGEN ONTVANGEN DOOR (Ontvanger)

4.2 (*) DATUM LEVERING (Ontvanger)

4.3 (*) SCHADE? (Ontvanger)

4.4 (*) ONDERSTAANDE ELEMENTEN AANWEZIG (Ontvanger)

1

Onderhoudsboekje
2

SD Kaart
3

1 Wagensticker (2de op wagen)
4

Wagenfiche
5

(O) Wielkapjes

4.5 (*) ACTIE - COMMENT (WAGEN GELEVERD' (Ontvanger)

1

Actie - Comment aan Admin NW 'Wagen Geleverd'

(O) Opmerkingen (Ontvanger)

4.6 (*) PARKEERPLAATS WAGEN (Ontvanger)

4.7 (*) OVERDRACHT ELEMENTEN AAN ADMIN NW (Ontvanger)

1

Sleutels gelabeld (CN, locatie, naam klant, kleur wagen)
2

Sleutels overhandigd aan Admin NW
3

ID label (wit kaartje) aan Admin NW

4.8 (*) 705 en GVA MAGAZIJN (Admin NW)

1

705 document geleverd?
2

Gelijkvormigheidsattest geleverd?

4.9 (*) VERGELIJKING VERZENDINGSNOTA - BESTELBON (Admin NW)

1

Kleur (exterieur en intereur)
2

Model
3

Opties/Accessoires
4

Uitrusting

(0 Opmerkingen (Admin NW)

(O) SCHADE VASTGESTELD (Ontvanger + AFS Manager)

Lorem Ipsum

5.1 (*) SCHADE VASTGESTELD? (Ontvanger)

5.2 (*) BESCHRIJVING SCHADE (Ontvanger)

5.3 (O) ATTACHMENT FOTO SCHADE (Ontvanger)

5.4 (*) ACTIE - COMMENT STUREN 'SCHADE VASTGESTELD' (Ontvanger)

1

Comment naar Admin NW + AFS Manager: 'Schade vastgesteld aan wagen'

5.5 (*) OPVOLGING SCHADE (Ontvanger + AFS Manager)

5.5.1 (O) INDIEN SCHADE MET MELDING STOBART (transportschade) - (Ontvanger)

1

(*) Vermelding Schade op CMR
2

(*) Transporteur verwittigd per mail (binnen 24u)
3

(*) Comment naar Admin NW + AFSM: 'Schade vastgesteld aan wagen'

(*) Checks door AFS Manager

1

(*) Kopie van CMR naar Stobart
2

(*) Akkoord Transporteur
3

(*) Afspraak gemaakt voor herstelling

of 5.5.2 (O) INDIEN SCHADE MET MELDING D'IETEREN (schade eigen aan garantie) - (Ontvanger)

1

(*) Vermelding Schade op CMR
2

(*) Comment naar Admin NW + Verantwoordelijke Carrosserie + AFS manager: 'Schade vastgesteld aan wagen'

(*) Checks door AFS Manager

1

(*) Bestek voor D'Ieteren opgemaakt
2

(*) Akkoord D'Ieteren
3

(*) AFS afspraak gemaakt carrosserie/werkplaats

of 5.5.3. (O) INDIEN SCHADE ZONDER MELDING STOBART of D'IETEREN (schade later vastgesteld) - (Ontvanger)

Indien er door iemand in de organisatie in een latere fase schade wordt vastgesteld, dan wordt steeds de ambassadeur op de hoogte gebracht en opent hij terug deze check.

(*) Checks door AFS Manager

1

(*) AFS afspraak gemaakt carrosserie/werkplaats

5.6 (*) VOORZIENE DATUM AANKOMST HERSTELDE NW (AFS Manager)

5.7 (*) ACTIE - Comment naar Admin NW 'Wagen geleverd na herstelling' (AFS Manager)

1

(*) Comment naar Admin NW 'Wagen geleverd na herstelling'

Opmerkingen

(O-1) VOORB. AFLEVERING + 705 (Admin NW)

Lorem Ipsum

6.1 (*) ADMINISTRATIE AFLEVERING

1

(*) HO aangemaakt
2

(*) Digitaal servicebewijs aangemaakt
3

(*) 705 document klaar (Plakken BTW vignet, Stempel Concessie, Handtekening)

Indien operationele leasing - ga nu naar punt 7

6.2 (*) AFSPRAAK MAKEN KLANT 705 moment (fysiek of telefonisch)

6.3 (*) AFSPRAKEN KLANT 705 moment (aanvinken wat de relevant is voor deze klant) (Admin NW)

6.3.1 (*) MEDIUM (Admin NW)

6.3.2 (*) BETALINGSWIJZE (Admin NW)

1

(*) Duidelijk gemaakt aan klant dat de wagen moet voldaan zijn voor afhaling (let op betalingsvertraging)

6.3.3 (*) KEURING LICHTE VRACHT (prijs volle tank + keuring) (Admin NW)

6.3.3 bis (*) ACTIE - Comment naar AFS Manager 'Keuring Lichte Vracht' (Admin NW)

1

(*) Comment naar AFS Manager 'Keuring Lichte Vracht' indien nodig (Admin NW)

1

(*) Keuring Lichte Vracht Uitgevoerd indien nodig (Admin NW)

6.3.4 (*) KEURING TREKHAAK (Admin NW)

1

(*) Keuring Trekhaak Uitgevoerd indien nodig (Admin NW)

6.3.5 (*) 7-polig koppelstuk (gratis service Delorge Groep) (Admin NW)

1

(*) Check 7-polig koppelstuk uitgevoerd indien nodig (Admin NW)

6.3.6 (*) Nummerplaat bij ons (Admin NW)

1

(*) Nummerplaat bij ons binnengekomen indien nodig (Admin NW)

6.3.7 (*) Brandstof tanken (Admin NW)

1

(*) Brandstof getankt zoals gevraagd indien nodig (Admin NW)

6.3.8 (*) Wil klant factuur digitaal ontvangen (Admin NW)

1

(*) Heeft de klant de factuur digitaal ontvangen

6.3.9 (*) Wil klant een PRO-FORMA factuur (Admin NW)

1

(*) Heeft de klant de PRO-FORMA factuur ontvangen (Admin NW)

6.3.10 (O) BIJKOMENDE BESTELLING ACCESSOIRES

1

(*) Bestelling bijkomende accessoires gedaan? (Admin NW)

6.4 (*) AFSPRAAK MAKEN KLANT AFLEVERING WAGEN (Admin NW)

6.5 (*) CONTACT VOOR LEVERING (2dagen voor de levering) (Admin NW)

1

(*) Bevestigingsmail naar klant gedaan met dag en uur van aflevering? (Admin NW)
2

(*) Specifieke wensen bij bestelling OK? (zie 1.11) (Admin NW)

(O) Opmerkingen bij contact voor levering (Admin NW)

6.6 (*) BETALING WAGEN OK? (Admin NW)

1

(*) wagen betaald - 1 dagen voor levering controleren
2

(*) extra's betaald - 1 dagen voor levering controleren

(O-2) VOORB. AFLEVERING + 705 OP. LEASING (Admin NW)

7.1 (*) ADMINISTRATIE AFLEVERING

1

(*) HO aangemaakt
2

(*) Digitaal Servicebewijs aangemaakt
3

(*) 705 document klaar (Plakken BTW vignet, Stempel Concessie, Handtekening)
4

(*) 705 document koppelen aan dossier in ORD platform
5

(*) Ontvangst van dossier van leasemaatschappij (boorddocumenten, nummerplaat, veiligheidsvest, nummerplaathouder)
6

(*) Afleverattest voorbereiden (via ORD platform uitprinten)

7.2 (*) AFSPRAAK maken met klant voor aflevering van de wagen

7.3 (*) AFSPRAKEN KLANT 705 MOMENT (aanvinken wat de relevant is voor deze klant) (Admin NW)

7.3.1 (*) KEURING UIT TE VOEREN?

1

(*) Keuring uitgevoerd indien nodig?

7.4 (*) CONTACT VOOR LEVERING (2dagen voor de levering) (Admin NW)

1

(*) Bevestigingsmail naar klant gedaan met dag en uur van aflevering?
2

(*) Specifieke wensen bij bestelling OK? (zie 1.11)

(*) VOORB. AFLEVERMOMENT (Admin NW)

Nadat de wagen geleverd is, alle documenten binnen zijn en het dossier compleet is kan de wagenvoorbereiding opgestart worden

8.1 (*) VOORBEREIDING AFLEVERMOMENT (2u voor aflevering) (Admin NW)

1

(*) 'Proficiat' fiche aangemaakt

(*) 'Proficiat' fiche uploaden (Admin NW)

1

(*) Specifieke wensen van de klant in orde (zie punt 1.11)
2

(*) Onderhoudsboekje ingevuld, klever, stempel
3

(*) Controle wagen in perfecte staat voor aflevering (in afleverruimte)
4

(*) Voorbereiding afleverattest
5

(*) Subrogatieattest - professionele klant met contante aankoop via financiering eigen bank
6

(*) Factuur wagen maken
7

(*) Factuur Extra's maken
8

(*) Kopie Bankcheque indien relevant
9

(*) Kopie Factuur Jelle + Nancy
10

(O) Indien klant na ondertekening bestelbon nog voor renting kiest: annulatie voorschotfactuur via comment naar boehkouding 'terugstorten voorschotfactuur'

Indien financiering particulier VW Bank vermelding op factuur: 'voorschot X€ ontvangen. Saldo gefinancierd door VW D'ieteren Finance. Handtekening en stempel concessie

(O) Opmerkingen indien wagen niet in perfecte staat (Admin NW)

8.2 (*) SAMEN MET KLANT... (Admin NW)

1

(*) Afleverattest invullen
2

(*) Factuur wagen + Factuur extra's overlopen
3

(*) Registratie Car-net/Connect
4

(O) Indien financiering: Wil de bank een kopie van factuur ontvangen?

(O) Indien geen Car-net/Connect registratie: waarom niet? (Admin NW)

(O) OVERNAME (Com Adv)

(O) Samen met klant bij einde leasewagen (Admin NW)

1

(*) Gegevens aanvullen in ORD platform
2

(*) Aanduiding welke documenten mee geleverd werden met de wagen
3

(*) Labelen van de sleutels
4

(*) Plaats van voertuig noteren

(*) AFLEVERING (Afleveraar/Com Adv)

Lorem Ipsum

10.1 (*) AFLEVERAAR

10.2 (*) EXIT INTERVIEW (Afleveraar)

10.2.1 (*) Vraag 1

10.2.2 (*) Vraag 2

10.2.3 (*) Vraag 3

10.2.4 (*) Vraag 4

10.2.5 (*) Vraag 5

10.2.6 (*) Vraag 6

10.2.7 (*) Vraag 7

10.2.8 (*) Opmerkingen

10.3 (*) ACTIE - COMMENT NAAR CA en CNL Verantwoordelijke (Afleveraar)

1

(*) Actie - Comment naar CA en CNL verantwoordelijke sturen 'Levering OK' (Afleveraar)

(*) ADMIN. POST AFLEVERING (Admin NW + Amb)

Lorem Ipsum

11.1 (*) AFSLUITING DOSSIER (Admin NW)

1

(*) Volledig dossier naar de boekhouding
2

(*) Ingave van leverdatum in Driver
3

(*) Ingave van einde leasedatum
4

(*) Aanmaak digitaal service plan
5

(*) HO afgesloten
6

(*) Programma 01 wagen OK (cfr. ISO)
7

(*) HO geklasseerd (door Ambassadeur)

(O) ADMIN POST AFLEVERING OP. LEASING (Admin NW)

12.1 (O) EXTRA BIJ OPERATIONELE LEASING (Admin NW)

1

(*) Ondertekend afleverattest opladen in ORD platform
2

(*) Controle van de factuur via REI platform

(*) CUPIDO & CONTACT NA LEVERING (Com Adv + Amb)

Tijdens deze fase wordt de verkoop van de wagen volledig afgehandeld. Via onderstaande worden de verschillende stappen van deze fase chronologisch omschreven.

13.1 (*) CUPIDO MOMENT (Com Adv)