03 Check-IN W155

Status/opmerkingen

Contract:

Contactgegevens huurder

Contract maken

Is het contract getekend: Airtable+Google

Exact

Haal de ruimte van alle sites af

Voorbereiding op check-in:

Gegevens internettoegang invullen

Is de check-out van de vorige huurder afgehandeld?

Instructies Jano voor meubilair

Is de borg betaald?

Intercom My2N programmeren

Stuur introductiemail naar de huurder

Contact toevoegen aan BHV WhatsApp-groep

Muurbelettering aanvragen Michel de Letter

Serviceteam:

Afspraak maken voor check-in

Definitieve datum check-in

Welkomstcadeautje regelen

Geef alle gebruikers toegang via SaltoKS

Op de dag van de check-in:

Uitleg: huur betalen

Uitleg: Brand alarm en camera's

Uitleg: nooduitgangen

Uitleg: internet & WiFi

Uitleg: schoonmaak en oud papier

Uitleg: verwarmingsschema

Vraag: Heeft de huurder speciale verzoeken?

Status/opmerkingen

Schrijf hier de status of evt. opmerkingen die niet passen bij een bepaalde taak.
Schrijf voor de volledigheid je initialen en de datum erbij.

Bijv.: wacht op reactie van huurder; MO heeft op 17/8 gebeld

VINK DEZE TAAK PAS AF ALS ALLE OVERIGE TAKEN ZIJN AFGEVINKT.

Status/opmerkingen

Contract:

Contactgegevens huurder

Naam contactpersoon

Engels- of Nederlandstalig

Lead van Makelaar:

Alleen voornaam

Bedrijfsnaam

E-mailadres

Telefoonnummer

Ruimtenaam

1

W149 1e achter
2

W149 1e midvoor
3

W149 1e voor
4

W149 2e achter
5

W149 3e achter rechts
6

W149 3e midachter
7

W149 3e midvoor
8

W149 3e voor
9

W149 BG achter
10

W149 BG voor
11

W149 Souterrain
12

W149-151 2e voor
13

W151 1e achter
14

W151 1e voor
15

W151 2e achter
16

W151 3e achter
17

W151 3e voor
18

W151 BG achter
19

W151 BG voor
20

W153 1e achter
21

W153 1e voor
22

W153 2e achter
23

W153 2e hal
24

W153 2e voor
25

W155 1e kantoorhuisje
26

W155 1e voor
27

W155 2e achter
28

W155 2e kantoorhuisje
29

W155 2e voor
30

W155 3e etage
31

W155 BG midachter
32

W155 BG midden
33

W155 BG midmid
34

W155 BG midvoor
35

W155 BG voor
36

G21 1st floor
37

G21 2.1
38

G21 2.2
39

G21 2.3
40

G21 2.4
41

G21 2.5
42

G21 2.6
43

G21 2.7
44

G21 2.8
45

G21 2nd floor
46

G21 3rd floor
47

G21 4th floor
48

G21 5th floor
49

G21 6th floor
50

G21 7th & 8th floor
51

W155 1e achter links+midden+rechts
52

W155 1e achter midden
53

W155 1e achter rechts
54

W155 1e achter links
55

W155 2e achter links
56

W155 2e achter midden
57

W155 2e achter rechts
58

W149 3e achter links
59

W155 BG achter A
60

W155 BG achter B
61

W155 BG achter C
62

W155 BG achter D
63

W155 3e achter links
64

W155 3e achter rechts
65

W155 3e midden
66

W155 3e midden boven
67

W155 3 voor
68

W155 3e voor boven

Contract maken

Link naar templates overeenkomsten: https://drive.google.com/drive/u/3/folders/0B4e58XeEqqjzenY0bWZDYjg5Q00?resourcekey=0-60DYyj54rYPgi_FY2WlYYg

1

Controleer het btw-nummer.

https://www.btw-nummer-controle.nl/BtwNummerControle.aspx

Login details:

Email: [email protected]

Password: xs2BTW4DT!

Startdatum contract

Heeft het contract een einddatum?

1

Nee; doorlopend
2

Ja; langer dan 1 jaar > Maak een taak aan in Asana als herinnering voor het aanmaken van een check-out in Processtreet.
3

Ja; korter dan 1 jaar > A. Vul de einddatum in en B. klik op de link hieronder.

A. Einddatum contract

B. Click here to make a new Check-out checklist

All-in-huurprijs per maand

Is het contract getekend: Airtable+Google

Airtable

Tab Tenants:

1

Als het goed is, heeft de huurder zelf alle gegevens al ingevuld in Airtable. Als dat niet geval is handmatig aanvullen

Tab Agreements:

1

Maak nieuwe agreement aan: Contractnaam, contract uploaden, checkt in op (ruimtenaam), status, ingangsdatum, check-in (datum), initiële duur, opzegtermijn, huur, regeling opzegging, etc

Tab Office spaces:

1

Controleer of status op verhuurd staat

Google

(Subtasks)

1

Google Contacts - Tenant(s) toevoegen met als achtervoegsel de (ruimte naam)
2

Google drive - Map aanmaken met contractnaam en getekend contract toevoegen https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1zosNm-t96cOOUz6KdtAtlYNDmo7WXPQE

Exact

Lead:

(Subtasks)

1

Maak abonnement aan in Exact + factureer
2

Stuur makelaar gegevens (contract) voor provisie

Daniëla [[email protected]] en andere "niet" makelaars kunnen ook 10% provisie krijgen van de totale jaarhuur voor het aanbrengen van een nieuwe huurder. Alleen bij contracten met een initiële periode van 12 maanden. Vergeet niet de kortingen verwerken in de totale jaarhuur.

Voorbeeld mail:

Hi [naam]

Hartelijk dank voor het aanbrengen van deze nieuwe prospect – dat waarderen wij enorm!

Conform onze afspraak ontvang je 10% provisie over de totale jaarhuur voor deze succesvolle introductie. Het totaalbedrag wordt berekend inclusief de kortingen.

Je kunt hiervoor een factuur opstellen met vermelding van:

Ruimtenaam: [naam ruimte]
Huurder: [naam huurder]
Totaalbedrag (excl. BTW): € [bedrag]

Nogmaals dank voor het aanbrengen van deze nieuwe huurder.

Hartelijke groet,

Haal de ruimte van alle sites af

AIRTABLE

(Subtasks)

1

Airtable: Zet de ruimte op Leeg+Check-in / Check-out + check-in / Verhuurd (hiermee wordt de website dtoff.com automatisch geüpdatet)

Sollf (former name Skepp)

(Subtasks)

1

Pas het aanbod aan op de site van Sollf. Gebruik hiervoor onderstaande links.

W149-151: https://landlord.skepp.com/offices/223/offers/update?username=marcella%40dtoff.com

HUURBIEDING

(Subtasks)

1

Pas het aanbod aan op de site van Huurbieding. https://www.huurbieding.nl/

Je vindt de instructievideo's voor het verwijderen van een kantoorruimte hier: https://drive.google.com/drive/u/3/folders/1hE80odiSwlNOqPEf5t237hRqBUjMqGPL

Online Bedrijfsmakelaar - Funda in Business

(Subtasks)

1

Stuur een e-mail naar Online Bedrijfsmakelaar [email protected]

(VIA MAILPROGRAMMA)

[email protected]

BCC

Subject

Ruimte {{form.Ruimtenaam}} verhuurd

Body

Hi, Ruimte {{form.Ruimtenaam}} is verhuurd. Zouden jullie deze van jullie site(s) willen halen? Alvast bedankt.

Voorbereiding op check-in:

Gegevens internettoegang invullen

SSID

1

KG21 1st floor
2

KG21 2.1
3

KG21 2.2
4

KG21 2.3
5

KG21 2.4
6

KG21 2.5
7

KG21 2.6
8

KG21 2.7
9

KG21 2.8
10

KG21 2nd floor
11

KG21 3rd floor
12

KG21 4th floor
13

KG21 5th floor
14

KG21 6th floor
15

KG21 7th & 8th floor
16

W149 1e achter
17

W149 1e midvoor
18

W149 1e voor
19

W149 2e achter
20

W149 3e achter
21

W149 3e midachter
22

W149 3e midvoor
23

W149 3e voor
24

W149 BG achter
25

W149 BG voor
26

W149-151 2e voor
27

W151 1e achter
28

W151 1e voor
29

W151 2e achter
30

W151 3e achter
31

W151 3e voor
32

W151 BG achter
33

W151 BG voor
34

W153 1e achter
35

W153 1e voor
36

W153 2e achter
37

W153 2e voor
38

W155 1e achter
39

W155 1e kantoorhuisje
40

W155 1e voor
41

W155 2e achter
42

W155 2e kantoorhuisje
43

W155 2e voor
44

W155 3e etage
45

W155 BG midden
46

W155 BG voor
47

W155 BG achter A
48

W155 3e verdieping

WPA-key (ww)

Is de check-out van de vorige huurder afgehandeld?

Is de check-out van de vorige huurder afgerond?

1

Ja, de kamer is leeg
2

Nee, de check-out van de vorige huurder is op dezelfde dag als de check-in van de nieuwe huurder.

Instructies Jano voor meubilair

Number of chairs and tables

(Subtasks)

1

Verwerk aantal in Airtable

Asana-taak #1 - meubilair plaatsen

[email protected]

BCC

Subject

Deliver {{form.Number_of_chairs_and_tables}} chairs & {{form.Number_of_tables}} tables to {{form.Ruimtenaam}}

Body

This should be done before {{form.Datum_check-in}}.

Is de borg betaald?

Intercom My2N programmeren

Voor W155 e-mail sturen met handleiding intercom - eerst in My2N een nieuwe code aanmaken en/of wijzigen huidige huurder. https://my2n.com/

inlog: [email protected]

ww: BW1ntercom!!

Interne Handleiding:

https://docs.google.com/document/d/17L-WfW7DTCpyIgIfoahQN2lQQ2u-t55x/edit?usp=sharing&ouid=107700851973774592008&rtpof=true&sd=true

QR code kopiëren en in de email plakken.

Handleiding voor huurders:

https://docs.google.com/document/d/1Zs460mD5p_2S6-WJ7WBBitDE3VZtsG0b/edit?usp=sharing&ouid=107700851973774592008&rtpof=true&sd=true

Stuur introductiemail naar de huurder

(E-MAIL COPY/PASTE)

[email protected]

BCC

Subject

Important information and action required | Downtown Offices

Body

[email protected]

BCC

Subject

Belangrijke informatie en actie vereist | Downtown Offices

Body

Contact toevoegen aan BHV WhatsApp-groep

Muurbelettering aanvragen Michel de Letter

deurbel/intercom
entree
3. postvak
4. keukenbox
5. kantoordeur

Gewenste handelsnaam (zie getekende overeenkomst)

Check in Airtable of de kantoorruimte een glazen of houten deur heeft.

Kies type deur

1

(in frost voor op glazen deur)
2

(in standaard DTOFF-grijs voor op deur zonder glas)
3

(diapositief in frost voor op glazen deur (2cm open rand))

Company name of the old tenant

Gartman 21

Warmoesstraat 155

Warmoesstraat 149-151

Serviceteam:

Afspraak maken voor check-in

Definitieve datum check-in

Datum check-in

Welkomstcadeautje regelen

Geef alle gebruikers toegang via SaltoKS

(Subtasks)

1

Vraag de e-mailadressen op van alle medewerkers die toegang nodig hebben tot het pand en/of de kantoorruimte

Subject

E-mailadressen voor digitale toegang

Body

Hi {{form.Alleen_voornaam}}, De deuren hebben digitale sloten en kunnen geopend worden via de SaltoKS app. Zou je mij daarom gegevens willen leveren van alle personen die toegang nodig hebben tot het kantoor? emailadres: voornaam: achternaam: Kind regards / Met vriendelijke groet, {{current_user.name}} Downtown Offices Kleine-Gartmanplantsoen 21 1017RP AMSTERDAM +31 20 205 04 38

(Subtasks)

1

E-mailadressen ontvangen:

Alle medewerkers

(Subtasks)

1

Update het toegangsprofiel in Salto voor deze kantoorruimte
2

Voeg de nieuwe gebruikers toe bij Personen (NOG NIET BIJ TOEGANG)

SaltoKS-instructies:
https://docs.google.com/document/d/1xI7z9uzte1QzD3vqcGUgBNt3iI8RF9oJSRLVTrVlxGQ/edit#heading=h.6w4afqsjr305

(Subtasks)

1

Stuur een instructiemail naar alle nieuwe gebruikers

COPY/PASTE

BCC

Subject

Access Warmoesstraat with Salto KS application

Body

(Subtasks)

1

Voeg medewerkers toe aan toegangsprofiel op de dag van de check-in

Op de dag van de check-in:

Uitleg: huur betalen

Leg uit dat de huur maandelijks vóór de eerste dag van de periode waarop de betaling betrekking heeft betaald moet zijn.

Bijv.: de huur voor de maand augustus moet vóór of op 31 juli / vóór 1 augustus betaald zijn.

Nederlands:

De uit hoofde van deze huurovereenkomst door Huurder aan Verhuurder te verrichten periodieke betalingen als weergegeven in artikel 4.8 zijn in één bedrag bij vooruitbetaling verschuldigd in euro’s en moeten vóór de eerste dag van de periode waarop de betalingen betrekking hebben volledig zijn voldaan.

Engels:

The periodical payments that the Lessee is to make to the Lessor on the basis of this rental agreement shall be paid in a single amount by means of advance payments in euros, as stated in Article 4.8, and must be paid in full before the first day of the period to which the payments relate.

Uitleg: Brand alarm en camera's

(Subtasks)

1

Als brandalarm gaat controleren of er daadwerkelijk brand is. Als dit het geval is het pand meteen verlaten. Als het bv een verbrandde tosti is geweest de BMI uitzetten. Instructies hangen ernaast.
2

Er hangen 3 camera's op W155 op begane grond in voorhal, midden hal en achter gang. Er hangt 1 camera in hal W149-151.
3

Zelf voor alarm en/of camera's zorgen in je eigen ruimte

Uitleg: nooduitgangen

(Subtasks)

1

Leg uit waar de nooduitgangen zich bevinden.

W149-151: Naast de uitgang via de hoofdentree zijn er nooduitgangen via het trappenhuis van 153. De nooddeuren hiernaartoe bevinden zich naast W153 1e voorzijde en naast W153 2e voorzijde.

Uitleg: internet & WiFi

(Subtasks)

1

WiFi-toegang en in een aantal ruimtes ook UTP poorten. Snelheid 1000/1000 Eurofiber met KPN fail-over lijn (200/60)
2

Leg uit wel rol SCC heeft als servicepartner. Bij storing kunnen zij gebeld worden.
3

Verwijs naar de website (kopje Support) voor de uitgebreide technische details.
4

Geef de inloggegevens voor gasten (zie hieronder) en leg uit dat ze z.s.m. een SSID en wachtwoord zullen ontvangen (als ze dat al niet hebben gekregen).

Inloggegevens:
Netwerk: Downtown Guests
Wachtwoord: DowntownAmsterdam

Uitleg: schoonmaak en oud papier

Warmoesstraat (149-151 en 155)

(Subtasks)

1

De post sorteren als deze er ligt en plaatsen in postvakken.
2

GEEN karton, papier en ander afval buiten eigen ruimte plaatsen!!! Ook niet voor containerkasten, in hal, gang of keukens
3

Uitleg KANTOOR schoonmaak wordt 1x per week gedaan en is inclusief stofzuigen, dweilen leegmaken van prullenbakken (Geen karton). Schoonmaker moet er wel bij kunnen. LET OP: NIET de welness ruimtes - dat moet huurder zelf regelen of rechtstreeks regelen met Schoonkantoor
4

Gemeenschappelijke ruimten worden dagelijks schoongemaakt (gangen, trappen, vergaderzalen, pantry, toiletten en ook de vaatwasser in de gemeenschappelijke pantry wordt 's aangezet (niet in- en uitgeruimd). Huurder kan ook zelf vaatwasser bedienen.
5

Leg het gebruik van gemeenschappelijke ruimtes uit: Zet vuile vaat in, en haal schone vaat uit de vaatwasser. Eten in de koelkast of plastic bakken bewaren om muizen te voorkomen. Voedsel wat over datum is en ander organisch afval weggooien in de prullenbak in keuken. Houd de ruimtes schoon en netjes.
6

Karton mag op woensdag tussen 16:00-17:00uur in goed bijeen gebonden bundels buiten voor de gevel worden gezet. HAAL adres stickers eraf. Grofvuil wordt niet opgehaald en zal huurder zelf moeten wegbrengen naar een recycle punt https://kaart.amsterdam.nl/afvalpunten?pk_vid=22c2482f5ce2b8601727871240ad0505#52.2854/4.6101/52.4658/5.2693/brt/14324//

Uitleg: verwarmingsschema

(Subtasks)

1

Verwarmingsschema
2

Duurzaamheid: licht en verwarming uit als je weggaat

Verwarmingsschema
W149-151: van 07:00 tot 19:00u op 22 graden Celcius

Buiten deze tijden om staat de verwarming op laag.

Om buiten bovengenoemde tijden de verwarming hoger te zetten, gebruik je de groene knop (zie locatie hieronder). De verwarming in het hele gebouw gaat dan voor 2 uur lang aan. Indien gewenst kun je de knop nogmaals indrukken.

Locatie groene knop
W149-151: In de pantry begane grond, rechts van het aanrecht.

Waar een Airco aanwezig is kan deze ook voor verwarmen worden gebruikt.